Muchas empresas creen que hacen la debida diligencia cuando solicitan el RUT y el certificado de Cámara de Comercio. Sin embargo, la debida diligencia empresarial no es un trámite documental ni un requisito formal para “cumplir”. Es un procedimiento estructurado, basado en riesgo, que permite conocer realmente a la contraparte antes de vincularla a la organización y proteger a la compañía frente a riesgos legales, reputacionales y financieros.
Un proceso adecuado de conocimiento de contrapartes implica verificar si la persona natural o jurídica es Persona Expuesta Políticamente (PEP) y analizar también su núcleo familiar; identificar quiénes son los beneficiarios finales y quién ejerce el control real; consultar listas restrictivas y vinculantes nacionales e internacionales; validar si la contraparte maneja activos virtuales o desarrolla actividades consideradas de mayor riesgo; y evaluar si su estructura accionaria es compleja, especialmente cuando existen múltiples niveles sociales o participación extranjera. Todo esto debe alinearse con los sistemas de cumplimiento exigidos en Colombia, como el SAGRILAFT y el PTEE, bajo la supervisión de entidades como la Superintendencia de Sociedades o la Superintendencia de Transporte, según el sector económico.
Además, cuando aparece una alerta en listas restrictivas o en procesos de validación, no basta con afirmar que “salió una coincidencia”. En estos casos es obligatorio aplicar una debida diligencia intensificada, analizar el riesgo real que representa la contraparte, evaluar el impacto legal y reputacional para la empresa y documentar de manera técnica la decisión adoptada. La trazabilidad y el soporte documental son fundamentales ante eventuales requerimientos de las autoridades de supervisión.
La debida diligencia tampoco termina con la vinculación contractual. El conocimiento de las contrapartes debe ser un proceso dinámico que incluya monitoreo continuo, actualización periódica de la información —al menos cada dos años o con mayor frecuencia según el nivel de riesgo— y seguimiento a cambios en beneficiarios finales, estructura accionaria o nuevas alertas en bases de datos restrictivas. Sin monitoreo no hay gestión real del riesgo.
Fortalecer el sistema de debida diligencia no solo permite cumplir con la normativa, sino que protege a la organización frente a riesgos de lavado de activos, soborno, corrupción, sanciones administrativas y afectaciones reputacionales que pueden comprometer la estabilidad del negocio.
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