Cómo una gestión contractual eficiente reduce riesgos y fortalece el cumplimiento normativo
En el ámbito empresarial, la gestión contractual no siempre recibe la atención que merece. Durante auditorías en áreas como compras, ventas, recursos humanos o jurídico, es común encontrar información dispersa: contratos en correos electrónicos, documentos solo en físico e incluso expedientes incompletos.
Al consolidar datos, aparecen problemas como contratos sin firma, documentos vencidos y archivos sin actualizar. Estos vacíos no solo aumentan los riesgos legales y regulatorios, sino que también afectan la capacidad de cumplir con los sistemas de prevención del lavado de activos y de la corrupción.
Sin un repositorio centralizado ni reglas uniformes, demostrar diligencia razonable ante un auditor o regulador se vuelve complejo y costoso.
Lecciones aprendidas en más de 20 años de experiencia
En Doctux somo una legaltech, en la cual nuestros expertos recogen más de dos décadas asesorando en gestión contractual, hemos identificado patrones comunes que afectan el control y la prevención de riesgos LA/FT y CIST:
1. Áreas desarticuladas y sin coordinación
Cada departamento gestiona contratos a su manera, lo que provoca documentos incompletos o inexistentes.
Mejor práctica: centralizar la administración contractual en jurídico o compliance, con un repositorio único y seguro.
2. Indexación sin criterios unificados
Contratos clasificados por orden alfabético, tipo de cliente o sector, dificultan la búsqueda y aumentan el riesgo ante rotación de personal.
Mejor práctica: aplicar una taxonomía corporativa con metadatos obligatorios (contraparte, vigencia, estado, pólizas, otrosíes).
3. Políticas de contratación poco claras
La falta de reglas y plantillas estándar genera negociaciones inconsistentes.
Mejor práctica: implementar una política de contratación con cláusulas clave (precio, responsabilidad, anticorrupción, protección de datos) y una matriz de aprobaciones.
Impacto directo en los sistemas de prevención de riesgos LA/FT y de corrupción.
Cuando los contratos y expedientes asociados se administran de manera centralizada, con reglas claras y herramientas que aseguren trazabilidad y actualización constante, la organización cuenta con evidencias objetivas para demostrar el cumplimiento de su sistema de prevención LAFT o CIST y su compromiso con la debida diligencia.
Una plataforma de gestión contractual fortalece la debida diligencia y el cumplimiento de los sistemas LAFT y CIST al garantizar:
· Centralización de la Documentación Clave: La capacidad de reunir en un solo repositorio la documentación clave, incluyendo formularios KYC (Know Your Customer), KYB (Know Your Business), UBO (Ultimate Beneficial Owner) y PEP (Personas Expuestas Políticamente), es fundamental. Esta centralización permite tener información completa, actualizada y fácilmente accesible sobre cada contraparte. Al consolidar estos datos, se evita trabajar con información incompleta o desactualizada, lo que reduce significativamente la probabilidad de vincularse con actores de riesgo involucrados en actividades ilícitas. La accesibilidad centralizada también facilita las auditorías y revisiones internas, agilizando el proceso de verificación del cumplimiento.
- Seguimiento Automatizado de Renovaciones y Hitos Contractuales: El seguimiento automatizado de renovaciones KYC/KYB, vigencias de pólizas y hitos contractuales (reajustes, prórrogas, vencimientos) —con alertas anticipadas en distintos momentos— asegura que la información crítica nunca pierda vigencia. Este sistema de alertas impide que se mantengan relaciones con contrapartes sin la debida diligencia actualizada, lo que podría exponer a la organización a riesgos legales y reputacionales. La automatización de este proceso reduce la dependencia de procesos manuales propensos a errores y garantiza que las revisiones se realicen de manera oportuna.
- Trazabilidad Probatoria: La plataforma debe proporcionar una trazabilidad probatoria completa, registrando firmas electrónicas, cambios y aprobaciones para auditorías. Este registro detallado de todas las acciones relacionadas con los contratos permite demostrar el cumplimiento de los procedimientos internos y las regulaciones externas. En caso de una auditoría, la organización puede presentar un historial completo y transparente de cada contrato, lo que facilita la verificación del cumplimiento y reduce el riesgo de sanciones.
- Segmentación y Diligencia Intensificada (EDD): La plataforma debe permitir la segmentación de las contrapartes según su nivel de riesgo y aplicar controles reforzados (Diligencia Intensificada - EDD) para aquellas consideradas de alto riesgo. Esta segmentación permite enfocar los recursos en las áreas donde el riesgo es mayor, optimizando la eficiencia de los procesos de debida diligencia. Los controles reforzados pueden incluir la verificación de información adicional, la realización de investigaciones más exhaustivas y la aprobación de las relaciones comerciales por parte de niveles superiores de la organización.
-
Integraciones con Listas Restrictivas y ERP: La integración con listas restrictivas (listas de sanciones, listas de personas políticamente expuestas, etc.) es crucial para evitar relaciones con actores sancionados o involucrados en actividades ilícitas. La plataforma debe verificar automáticamente si las contrapartes figuran en estas listas y alertar a los usuarios en caso de una coincidencia. La integración con el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) permite sincronizar la información de los contratos con los datos financieros y operativos de la organización, lo que facilita el seguimiento del cumplimiento y la detección de posibles irregularidades.
· Verificación de Cláusulas LAFT y CIST: La plataforma debe verificar que todos los contratos tengan las cláusulas LAFT y CIST exigidas por la legislación nacional y que se apliquen a las necesidades propias del negocio. Esto asegura que la organización esté protegida legalmente y que se cumplan las regulaciones aplicables. La plataforma puede incluir una biblioteca de cláusulas predefinidas que se pueden insertar fácilmente en los contratos, lo que facilita el cumplimiento y reduce el riesgo de errores. Además, la plataforma debe permitir la personalización de las cláusulas para adaptarlas a las necesidades específicas de cada contrato y a los requisitos del negocio.
· Incluso en casos de ROS (Reporte de Operación Sospechosa), la plataforma permite consolidar el expediente probatorio que respalda la decisión ante un regulador.
Conclusión
Centralizar, clasificar y controlar los contratos no es solo una cuestión administrativa: es una estrategia clave para reducir riesgos Contractuales, LA/FT y CIST, así como cumplir con los sistemas y demostrar debida diligencia.
Con una plataforma especializada, la gestión contractual se transforma en una herramienta de compliance que protege a la organización y fortalece su reputación.
Una plataforma de gestión contractual como la que comercializa Doctux que incorpora estas funcionalidades se convierte en una herramienta indispensable para fortalecer la debida diligencia y el cumplimiento de los sistemas contractuales, LAFT y CIST. Al centralizar la información, automatizar procesos clave, proporcionar herramientas de análisis y seguimiento, y garantizar el cumplimiento de las regulaciones aplicables, estas plataformas ayudan a las organizaciones a mitigar riesgos, proteger su reputación y garantizar la sostenibilidad de sus operaciones. La inversión en una plataforma de gestión contractual robusta es una inversión en la seguridad y el cumplimiento de la organización.
¿Tu empresa está lista para adaptar su sistema de gestión contractual a estos nuevos estándares?
Agenda una sesión con nuestro equipo y encuentra la solución más eficaz según tus riesgos y sector.
¡AGENDATE AQUI!
Además, síguenos en redes para no perderte nuestros webinars, diplomado y actualizaciones clave en cumplimiento normativo